29/05/2025

E-İmza ile E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter başvurusu, dijital ortamda defter tutmak isteyen mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine geçişi için yaptığı resmi işlemdir. Bu süreçte e-imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında ıslak imza yerine geçer ve tüm başvuru süreci e-imza ile güvence altına alınır.

Başvuru süreci özetle şu adımlarla gerçekleşir:

E-imza veya mali mühür temin edilir. (Mali mühür, tüzel kişiler için zorunludur.)
GİB’in e-Defter Başvuru Portalı olan edefter.gov.tr adresine giriş yapılır.
Gerekli bilgiler (vergi numarası, unvan, iletişim bilgileri) eksiksiz şekilde girilir.
Başvuru, e-imza ya da mali mühürle elektronik olarak imzalanır.
Sistem, başvuruyu değerlendirerek uygunluk durumunu yine çevrimiçi olarak bildirir.

Bu süreç, mükellefin kimliğini doğruladığı ve dijital defter tutma yükümlülüğünü resmen kabul ettiği anlamına gelir.

E-İmza ile E-Defter Başvurusu Nedir?

E-imza ile e-defter başvurusu, e-defter sistemine geçiş yapmak isteyen mükelleflerin GİB’e sunduğu elektronik beyanın, 5070 sayılı Kanun uyarınca geçerli bir kimlik doğrulama aracı olan elektronik imza ile onaylanmasıdır.

E-defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması gereken yasal defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistemde, aşağıdaki defterler e-imza ile tutulabilir:

Yevmiye Defteri
Defter-i Kebir

E-imza ile yapılan başvuru, hukuki ve teknik açıdan aşağıdakileri sağlar:

Mükellefin kimliğinin doğrulanması
Beyanın yasal kabul edilmesi
Defterlerin dijital ortamda saklanmasına geçişin resmileştirilmesi

E-Defter Başvurusu Neden E-İmza ile Yapılır?

E-defter başvurusunun e-imza ile yapılmasının ana sebepleri:

Hukuki geçerlilik: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5. maddesi, güvenli elektronik imzaların ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu belirtir.
Güvenlik: Elektronik imza, sahteciliği önler, belge bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti eder.
Zaman Damgası Entegrasyonu: E-defter sisteminde belge zamanlaması kritik öneme sahiptir. E-imza ile entegre zaman damgaları, belgelerin oluşturulduğu zamanı tescil eder.
Kağıtsız İşlemler: Fiziksel başvuruya gerek kalmadan tüm işlemler çevrimiçi gerçekleştirilir.

Bu nedenlerle, e-defter başvurularında ıslak imza değil, yalnızca güvenli elektronik imza ya da mali mühür geçerli kabul edilir.

E-İmza ile E-Defter Başvurusu İçin Gerekli Şartlar

E-defter sistemine geçmeden önce aşağıdaki şartların sağlanması gerekir:

E-imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için)
GİB sistemine e-fatura ya da e-arşiv mükellefi olarak tanımlı olmak
GİB tarafından yayımlanan uyumlu yazılım listesinde yer alan bir yazılım kullanmak
Teknik altyapının uygunluğu (elektronik defterleri oluşturacak ve saklayacak sistem altyapısı)
e-Defter beratı oluşturabilecek yazılıma sahip olunması

Bu şartları sağlayan kişi veya kurumlar, e-defter sistemine geçiş başvurusunu yapabilir.

Kimler E-Defter Başvurusu Yapabilir?

E-defter başvurusunda bulunabilecek gruplar şunlardır:

E-fatura mükellefleri (zorunlu olarak e-defter geçişi yapılması gereken gruplar)
Kurumlar vergisi veya gelir vergisi mükellefleri
İsteğe bağlı geçiş yapmak isteyen diğer mükellefler
Bağımsız denetime tabi şirketler (TTK kapsamında)

Başvuru hakkı bulunan bu gruplar, gerekli şartları sağlamaları hâlinde sürece dahil olabilir.

Gerekli Belgeler ve Hazırlık Süreci

Fiziksel belge sunumu yerine, dijital ortamda hazırlıklar yapılır:

E-imza sertifikası ya da mali mühür
Uyumlu yazılım lisansı
GİB Portal kullanıcı bilgileri
Güncel e-posta ve iletişim bilgileri
Firma ya da kişi adına yapılacak başvuruya ait teknik hazırlıklar (yazılım kurulumu, test entegrasyonu vb.)

Tüm bu süreçlerin hazırlanması, başvuru onayının hızlı alınması açısından önemlidir.

Adım Adım E-İmza ile E-Defter Başvurusu

1. E-imza cihazınızı bilgisayarınıza takın ve sürücüsünün yüklü olduğundan emin olun.

2. edefter.gov.tr adresine giriş yapın.

3. “Yeni Başvuru” sekmesine tıklayın.

4. Vergi kimlik numarası, unvan, e-posta, telefon gibi bilgiler girin.

5. Sistem, e-imzanızı talep eder ve kimlik doğrulaması yapılır.

6. Başvuru tamamlandığında sistem size bir başvuru numarası verir.

7. Başvurunuzun sonucu, kayıtlı e-posta adresinize iletilir.

Not: Tüzel kişiler için başvuru mali mühürle, şahıs firmaları için ise e-imza ile yapılır.

E-İmza ile E-Defter Başvurusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-imzanız geçerli mi? Başvuru sırasında e-imzanızın süresi dolmamış olmalı.
E-Defter yazılımı GİB onaylı mı? Uyumlu yazılım kullanmak zorunludur.
Zaman damgası entegrasyonu var mı? Zaman damgası, defter kayıtlarının geçerliliğini sağlar.
Yanlış bilgi girişinden kaçının. Vergi numarası, unvan ve e-posta gibi bilgiler eksiksiz ve doğru girilmelidir.
Yıl bazlı geçiş tarihlerini kaçırmayın. Örneğin bir yılın e-defterini tutmak için, takip eden yılın ilk aylarında başvuru tamamlanmalıdır.
Arşivleme yükümlülüğünü unutmayın. E-defterler, 10 yıl boyunca güvenli şekilde dijital olarak saklanmalıdır.